Konsultan Revitalisasi dan Digitalisasi Perpustakaan The PRAKARSA

Latar Belakang

Sejak awal berdirinya, The PRAKARSA telah memiliki perpustakaan yang dikelola secara internal dan mandiri. Perpustakaan yang tersedia berfungsi untuk menyimpan buku-buku sumber bacaan, laporan penelitian, dan material publikasi lainnya yang diproduksi oleh The PRAKARSA. Pada awal berdirinya perpustakaan sekitar tahun 2005, perpustakaan The PRAKARSA menjadi rujukan berbagai kalangan yang ingin menambah sumber referensi atau sekedar berdiskusi bersama. Seperti sesama NGO, mahasiswa, dosen maupun awak media.

Namun seiring berkembangnya The PRAKARSA, perpustakaan yang ada saat ini tidak lagi terkelola dengan baik. Secara fisik buku-buku yang ada di dalam perpustakaan masih dalam kondisi baik, namun belum memiliki sistem daftar inventaris dari buku-buku tersebut baik dari sisi judul buku, jumlah dan informasi lainnya. Tidak hanya itu, kapasitas fisik perpustakaan yang juga terbatas sering kali mengakibatkan tertumpuknya buku-buku secara tidak teratur. Jumlah laporan dan bahan publikasi yang  dihasilkan lembaga sendiri juga belum tercatat dengan baik, sehingga sering kali kehabisan stok ketika dibutuhkan.

Terbatasnya ruang dan perkembangan digital menuntut kami untuk turut berbenah diri. Informasi yang mudah diakses dan cepat dari internet lebih menarik bagi masyarakat. Pemanfaatan teknologi informasi dan komunikasi tentu saja perlu dilakukan, agar informasi dari buku-buku yang ada tidak terpinggirkan dan hilang. Salah satu upaya yang dapat dilakukan yakni dengan mengalihmediakan dalam bentuk digital. Publikasi dalam bentuk digital akan memudahkan masyarakat untuk mengakses.

Kami berharap dengan dilakukannya kegiatan revitalisasi perpustakaan baik dari sisi tampilan, inventarisir isi perpustakaan, dan upaya digitalisasi kedepannya dapat lebih bermanfaat. Perpustakaan diharapkan dapat lebih bermanfaat, menjadi sumber informasi yang mendukung pembelajaran, penelitian dan pengembangan masyarakat.

Tujuan Kegiatan

Tujuan dari revitalisasi perpustakaan The PRAKARSA yakni:

1. Menata kembali dan mengorganisasi stok bahan bacaan yang dimiliki oleh The PRAKARSA, baik yang diproduksi sendiri maupun oleh pihak eksternal yang relevan bagi kerja-kerja riset dan advokasi yang dilakukan oleh lembaga, baik dalam bentuk analog maupun digital.
2. Menyediakan lingkungan yang nyaman, menarik, dan fungsional bagi pengguna perpustakaan baik staf internal maupun pihak luar yang tertarik untuk memperluas pengetahuan dan wacana mengenai isu-isu yang dikerjakan dan relevan dengan kerja-kerja The PRAKARSA.
3. Melakukan digitalisasi untuk meningkatkan aksesibilitas dan fleksibilitas bagi masyarakat yang lebih luas.
4. Meningkatkan dampak positif perpustakaan, menjadi pusat informasi dan pengetahuan yang aktif dan relevan dalam mendukung pembelajaran, penelitian, dan pengembangan masyarakat

Output dan Ruang Lingkup Revitalisasi

Kami berharap revitalisasi perpustakaan yang dilakukan dapat mencapai output berikut:

1. Tersedianya katalog bacaan yang dikelola dan diperbaharui secara teratur, baik secara analog maupun digital
2. Tersedianya ruang perpustakaan yang tertata dengan baik, nyaman, menarik dan fungsional
3. Terdigitalisasinya buku-buku perpustakaan The PRAKARSA
4. Mudah dan cepatnya masyarakat dalam mengakses informasi dari perpustakaan The PRAKARSA

Ruang lingkup revitalisasi

1. Mengecek kondisi fisik isi perpustakaan (buku, laporan dan bahan publikasi lainnya yang ada), termasuk mengecek ketersediaan ruang kantor yang dapat dimanfaatkan untuk perpustakaan
2. Mencatat deskripsi bibliografis bahan perpustakaan
3. Menawarkan konsep perpustakaan yang cocok dengan karakter The PRAKARSA
4. Mengidentifikasi infrastruktur teknologi yang ada dan identifikasi kebutuhan sistem informasi yang lebih baik
5. Proses pengambilan objek yang akan dialihmediakan ke format digital
6. Dokumen SOP sederhana untuk penggunaan perpustakaan

Timeline

Berikut ini adalah kerangka waktu untuk revitalisasi perpustakaan:

Kualifikasi Konsultan 

Konsultan pada kegiatan ini mempunyai kualifikasi sebagai berikut:

• Merupakan librarian atau memiliki latar belakang pendidikan kepustakaan (dibuktikan dengan CV dan contoh pekerjaan yang telah dilakukan)
• Menguasai pengelolaan perpustakaan fisik dan digital
• Memiliki kemampuan komunikasi yang baik

Isi Penawaran

Bagi konsultan yang mempunyai minat dan kompetensi dalam melakukan revitalisasi ini, kami berharap dapat mengirimkan penawaran kepada kami sebagai bentuk transparansi dan akuntabilitas pemilihan konsultan. Isi penawaran berisi antara lain:

1. CV personnel
2. Usulan teknis/khusus:
   –  Penjelasan atau proposal mengenai revitalisasi yang akan dilakukan
   –  Kerja lapangan teknis dan jadwal
   –  Penjelasan spesifik mengenai relevansi isu-isu yang perlu dipertimbangkan atau dipersiapkan oleh internal The PRAKARSA
3. Keuangan:
   –  Termasuk biaya personel, biaya transportasi, pajak dan biaya lainnya dalam ruang lingkup pekerjaan
   –  Tidak termasuk biaya pembuatan infrastruktur fisik pendukung perustakaan (seperti rak buku dll)

Penawaran yang diajukan dan sesuai dengan kualifikasi di atas selanjutnya akan dimasukkan pada daftar list calon konsultan. Silahkan mengirimkan penawaran melalui link berikut bit.ly/daftarkonsultanlibrarian dan kami terima paling lambat tanggal 27 Mei 2024.

Kontak

Demikian kerangka acuan ini kami sampaikan, apabila ada informasi kurang jelas yang perlu ditanyakan silakan menghubungi Ibu Eka Afrina (eafrina@theprakarsa.org) atau Ulfiyanti Buchori (ubuchori@theprakarsa.org).

Download Term of Reference (ToR)
TOR – Revitalisasi Perpustakaan PRAKARSA